PRINCIPALELE ATRIBUTII ALE SECRETARULUI PE BAZA LEGII 215/2001
ATRIBUŢIILE POSTULUI :
Atribuţiile secretarului general al unităţii/subdiviziunii
administrativ-teritoriale
(1) Secretarul general al unităţii administrativ-teritoriale
îndeplineşte, în condiţiile legii, următoarele atribuţii:
a) avizează proiectele de hotărâri şi contrasemnează pentru
legalitate dispoziţiile primarului, hotărârile consiliului local;
b) participă la şedinţele consiliului local;
c) asigură gestionarea procedurilor administrative privind
relaţia dintre consiliul local şi primar, precum şi între aceştia şi
prefect;
d) coordonează organizarea arhivei şi evidenţa statistică a
hotărârilor consiliului local şi a dispoziţiilor primarului;
e) asigură transparenţa şi comunicarea către autorităţile,
instituţiile publice şi persoanele interesate a actelor prevăzute la
lit. a);
f) asigură procedurile de convocare a consiliului local şi
efectuarea lucrărilor de secretariat, comunicarea ordinii de zi,
întocmirea procesului-verbal al şedinţelor consiliului local,
respectiv ale consiliului judeţean, şi redactarea hotărârilor
consiliului local;
g) asigură pregătirea lucrărilor supuse dezbaterii consiliului
local, respectiv a consiliului judeţean, şi comisiilor de specialitate
ale acestuia;
h) poate atesta, prin derogare de la prevederile Ordonanţei
Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociaţii şi fundaţii, aprobată
cu modificări şi completări prin Legea nr. 246/2005, cu modificările
şi completările ulterioare, actul constitutiv şi statutul asociaţiilor
de dezvoltare intercomunitară din care face parte unitatea
administrativ-teritorială în cadrul căreia funcţionează;
i) poate propune primarului înscrierea unor probleme în proiectul
ordinii de zi a şedinţelor ordinare ale consiliului local;
j) efectuează apelul nominal şi ţine evidenţa participării la
şedinţele consiliului local, a consilierilor locali;
k) numără voturile şi consemnează rezultatul votării, pe care îl
prezintă preşedintelui de şedinţă, sau, după caz, înlocuitorului de
drept al acestuia;
l) informează preşedintele de şedinţă, sau, după caz,
înlocuitorul de drept al acestuia, cu privire la cvorumul şi la
majoritatea necesare pentru adoptarea fiecărei hotărâri a consiliului
local;
m) asigură întocmirea dosarelor de şedinţă, legarea, numerotarea
paginilor, semnarea şi ştampilarea acestora;
n) urmăreşte ca la deliberarea şi adoptarea unor hotărâri ale
consiliului local, să nu ia parte consilierii locali care se
încadrează în dispoziţiile art. 228 alin. (2); informează preşedintele
de şedinţă, sau, după caz, înlocuitorul de drept al acestuia cu
privire la asemenea situaţii şi face cunoscute sancţiunile prevăzute
de lege în asemenea cazuri;
o) certifică conformitatea copiei cu actele originale din arhiva
unităţii/subdiviziunii administrativ-teritoriale;
p) alte atribuţii prevăzute de lege sau însărcinări date prin
acte administrative de consiliul local, de primar.
(2) Prin derogare de la prevederile art. 21 alin. (2) din Legea
nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi
completările ulterioare, în situaţiile prevăzute la art. 147 alin. (1)
şi (2) sau, după caz, la art. 186 alin. (1) şi (2), secretarul general
al unităţii/subdiviziunii administrativ-teritoriale îndeplineşte
funcţia de ordonator principal de credite pentru activităţile curente.
(3) Secretarul general al comunei, comunică o sesizare pentru
deschiderea procedurii succesorale camerei notarilor publici, precum
şi oficiului de cadastru şi publicitate imobiliară, în a cărei
circumscripţie teritorială defunctul a avut ultimul domiciliu:
a) în termen de 30 de zile de la data decesului unei persoane, în
situaţia în care decesul a survenit în localitatea de domiciliu;
b) la data luării la cunoştinţă, în situaţia în care decesul a
survenit pe raza altei unităţi administrativ-teritoriale;
c) la data primirii sesizării de la oficiul teritorial, în a
cărei rază de competenţă teritorială se află imobilele defuncţilor
înscrişi în cărţi funciare înfiinţate ca urmare a finalizării
înregistrării sistematice.
(8) Secretarii generali ai comunelor unde nu funcţionează birouri ale
notarilor publici îndeplinesc, la cererea părţilor, următoarele acte
notariale:
a) legalizarea semnăturilor de pe înscrisurile prezentate de
părţi, în vederea acordării de către autorităţile administraţiei
publice locale de la nivelul comunelor a beneficiilor de asistenţă
socială şi/sau serviciilor sociale;
b) legalizarea copiilor de pe înscrisurile prezentate de părţi,
cu excepţia înscrisurilor sub semnătură privată;
• pastreaza si aplica stampila, Consiliului Local Bucium, pe actele
emise de acesta sau privind activitatea acestuia;
• coordonează, verifică şi răspunde de modul de completare şi de
ţinere la zi a registrului agricol.
• -îşi dă acordul pentru modificarea datelor înscrise în registrul agricol.
• semneaza contractele de arenda;
• afişează la sediul unităţii administrativ-teritoriale, sub
semnătură, în ziua înregistrării, oferta de vânzare a terenurilor
agricole situate în extravilan.
• -eliberează vânzătorului dovada publicităţii, după expirarea
termenului de 30 de zile de la data afişării.
• avizează pentru legalitate certificatele de urbanism şi
autorizaţiile de construcţii conform legii -coordoneaza activitatea de
desfasurare a recensamantului populatiei si a recensamantului agricol
• -coordoneaza activitatea de desfasurare si organizare a alegerilor
parlamentare, europarlamentare, prezidentiale, locale sau pentru
referendum.
• -coordonează activitatea serviciului de specialitate care desfăşoară
activităţi în domeniul asistentei sociale, autorităţii tutelare şi a
protecţiei copilului din subordinea primarului;
• Intocmeste toate actele prevazute de lege, pentru desfasurarea alegerilor;
• Intocmeste raportul de evaluare a implementarii Legii 544/2001;
• -intocmeste raportul de implementare a Legii nr.52/2003;
• primeste corespondenta ,o prezinta primarului si apoi o inainteaza
spre inregistrare ;
• intocmeste situatii solicitate de STPS;
• -intocmeste documentele necesare avizarii functiilor publice;
• Raporteaza lunar salariile functionarilor publici la ANFP;
• Tine evidenta functiilor publice si a functionarilor publice si
pastreaza permanent legatura cu ANFP;
• Intocmeste toata procedura pentru promovarea functionarilor publici
s a angajatilor contractuali, in conditiile legii;
• Transmite ANFP datele functionarilor publici, precum si modificarile
intervenite;
• Organizeaza si asigura procedurile legale de depunere a juramantului
de catre functionarii publici,conform legislatiei in vigoare
• Evalueaza performantele profesionale individuale pentru personalul
din aparatul de specialitate al primarului comunei Bucium;
• Intocmeste fisele de evaluare ale noilor angajati si stabileste
salariul salariul de incadrare
• -tine legatura cu indrumatorii functionarilor publici debutanti si
preia la sfarsitul perioadei de stagiu toate documentle de evaluare si
raportul de stagiu;
• -organizeaza concursurile pentru ocuparea posturilor vacante,
indeplinind toate formalitatile si respectand legislatia in domeniu;
• Solicita ANFP avizul de cate ori este cazul,pentru functiile publice
• Intocmeste referatul si dispozitia de numire a comisiilor de concurs
si a celor de solutionare a contestatiilor, in vederea ocuparii
functiilor publice si a posturilor vacante din institutie;
• Participa in comisiile de concurs sau de contestatii ;
• Sustine activitatea comisiei de disciplina si a comisiei paritare in
solutionarea cazurilor si pune la dispozitia acestora toate
documentele necesare;
• Elaboreaza ROF aa aparatului de specialitate al primarului si ROI al
acestuia;
• Comunica regulamentele noilor angajati;
• elaboreaza Organigrama si Statul de functii ale aparatului de
specialitate al primarului ;
• Reactualizeaza baza de date in functie de modificarile aparute in
structura si o supune spre aprobare,
• Respecta legislatia muncii privind aplicarea formelor de salarizare,
de stabilire a salariului,sau a altor drepturi salariale;
• Intocmeste lucrarile pentru numirea in functii publice,incetarea
raporturilor de serviciu, incadrarea , promovarea, transferarea ,
detasarea, numirea temporaracu delegatie in functii de conducere,
schimbarea locului de munca, desfacerea contractelor de munca
,avansarea in functii, promovarea in grad, clasa sau treapta pentru
angajatii contractuali si functionarii publici din institutie;
• Intocmeste rferatul si dispozitia pentru reluarea activitatii
persoanelor care au beneficiat de concediu pentru ingrijirea copiilor
pana la 2 sau 3 ani,dupa caz;
• Asigura planificarea si efectuarea concediilor deodihna pe anul in
curs, in mod esalonat,pe baza propunerilor compartimentelor, elaborand
in acest sens un referat de aprobare si dispozitia referitoare la
esalonarea concediilor de odihna;
• Asigura tinerea evidentei concediilor, a absentelor nemotivate si a
sanctiunilor;
• Intocmeste si prezinta conducerii referat de aprobare a scoaterii la
concurs a posturilor vacante;
• Intocmeste si supune spre aprobare programul anual de pregatire si
perfectionare a functionarilor publici, tinand permanent legatura cu
institutiile care organizeaza astfel de cursuri;
• Intocmeste si pastreaza dosarele profesionale ale functionarilor
publici si angajatilor contractuali;
• participa la sedintele comisiei de fond funciar;este secretarul
comisiei de fond funciar;
• aduce la cunostinta celor interesati,hotararile comisiei judetene de
fond funciar;
• inainteaza ,spre aprobare si validare, comisiei judetene, situatiile
definitive, impreuna cu documentatia necesara, precum si punctul de
vedere al comisiei locale;
• repartizeaza notificarile depuse de catre persoanele care solicita
restituirea in natura a imobilelor preluate abuziv , cu respectarea
termenelor prevazute de lege;
• avizeaza si semneaza pentru legalitate actele intocmite de aparatul
de specialitate al primarului comunei Bucium;
• participa la anchetele sociale in teren si semneaza anchetele sociale;
• conformeaza cu originalul toate documentele emise de institutie;
• solutioneaza adresele transmise de institutiile publice, petitii ale
cetatenilor, orice alte cereri care i-au fost transmise spre
solutionare de catre primar;
• este membru in Comitetul Local pentru situatii de urgenta;
• semneaza certificatele de urbanism si autorizatiile de
construire/desfiintare, pentru legalitate;
• semneaza toate contractele incheiate de institutie cu alte
institutii, persoane juridice, etc.
• secretarul îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite de lege, date
prin dispozitia primarului , de regulamentul de organizare şi
funcţionare, sau însărcinări date de consiliul local privitoare la
buna organizare şi desfăşurare a şedinţelor consiliului;
• prezinta toate documentele care ii sunt solicitate, verbal sau in
scris, de catre primar;
cunoaşte şi respectă Regulamentul de organizare şi funcţionare a
instituţiei si Regulamentul de ordine interioara al aparatului de
specialitate al primarului comunei Bucium;
• cunoaşte şi respectă normele de protecţia muncii şi normele de
prevenire si stingerea incendiilor;
• exploatează aparatura avută în dotare potrivit instrucţiunilor tehnice;
• se preocupă de perfecţionarea pregătirii profesionale, este obligat
să cunoască şi să aplice corect legislaţia din domeniul său de
activitate.
• manifesta o atitudine civilizata fata de conducatorul institutiei,
colegi si cetateni.
Atributii prin dispozitiile primarului (stare civila, registrul electoral):
• Întocmeşte, potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de
deces şi eliberează acte doveditoare;
• Înscrie menţiuni, în condiţiile legii şi ale metodologiilor, pe
marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite
comunicări de menţiuni pentru înscriere,in reg I si II.
• Răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare
şi înscrise în formulare;
• Elibereaza extrase de pe actele de stare civilă, la cererea
autorităţilor, precum şi dovezi privind înregistrarea unui act de
stare civilă la cererea persoanelor fizice;
-elibereaza extrase multilngve la cererea persoanei indreptatite sau
a imputernicitului acesteia;
• Înaintează structurii de evidenţa a persoanelor din cadrul
serviciului, până la data de 5 a lunii urmatoare, înregistrările,
comunicările nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu
privire la modificarile intervenite în statutul civil al persoanelorî
vârsta de 0-14 ani, precum şi actele de identitate ale persoanelor
decedate, ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu
au avut acte de identitate;
• Trimite centrelor militare, până la data de 5 a lunii urmatoare,
înregistrările decesului, livretul militar, a persoanei supuse
obligaţiilor militare;
• Întocmeşte buletine statistice de naştere, de căsătorie şi de deces,
în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică, pe
care le trimite lunar sub semnatura şefului de serviciu al Direcţiei
Judeţene de Statistică;
• Atribuie codul numeric personal pe baza listelor de coduri
precalculate, pe care le arhivează şi pastrează în condiţii depline de
securitate;
• Oficiază căsătorii în baza delegării primite de la ofiţerul de stare
civilă (primar);
• Propune anual necesarul de registre, certificate de stare civilă,
formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială pentru anul
urmator, care va fi comunicat Direcţiei Publice de Evidenţa a
Persoanelor;
• Întocmeşte documentaţia necesară pentru rectificarea actelor de
stare civilă în conformitate cu prevederile Legii 117/2006 de
modificare şi completare a Legii 119/1996 cu privire la actele de
stare civila;
• Primeşte cereri pentru schimbarea numelui pe cale administrativă şi
efectuează verificările prevazute de OG 41/2003 aprobata prin Legea
323/2003 cu privire la schimbarea numelui pe calea administrativă;
• Se sesizeaza din oficiu cu privire la persoanele a caror naştere nu
este înregistrată în registrele de stare civilă şi propune şefului
serviciului initierea de acţiuni în instanţă;
• În exercitarea activităţilor menţionate, ofiterul de stare civilă
colaborează cu autorităţile care au atribuţii în domeniu: instituţii
centrale şi direcţiile de specialitate ale altor instituţii locale şi
judeţene (Direcţia Judeteană de Evidenta Persoanelor);
• respecta normele și obligațiile impuse de dispozițiile în vigoare,
privind protecția datelor cu caracter personal;
• respecta drepturile persoanelor vizate privind ștergerea, corectarea
sau transferul informațiilor personale ;
• informarea in caz de breșă de date a tuturor destinatarilor
relevanți, într-un interval maxim de 72 ore și, în cazul Prestatorului
nu mai târziu de 24 ore de la momentul în care o astfel de încălcare a
securităţii datelor a ajuns în atenția acestuia,
• îndeplinirea tuturor îndatoririlor obligatorii privind documentarea
conformării cu Regulamentul 679/2016.
• sa utilizeze datele personale ale semnatarilor în limita
contractului pe care îl au încheiat, acesta fiind baza legală a
prelucrării (orice prelucrare suplimentară sau în alt scop face
obiectul unui acord separat de prelucrare a datelor, încheiat între
Părți).
• respecta perioada de stocare a datelor personale prelucrate prin
contract (este limitată la perioada corespondentă realizării
obiectului principal al contractului.)
• vor împiedica persoanele neautorizate să obțină acces la sistemele
de prelucrarea datelor cu care sunt prelucrate sau utilizate datele cu
caracter personal,
• vor preveni utilizarea fără autorizație a sistemelor de prelucrare a
datelor,
• se vor asigura că persoanele care au dreptul să utilizeze un sistem
de prelucrare a datelor au acces numai la datele la care au drept de
acces și că datele cu caracter personal nu pot fi citite, copiate,
modificate sau eliminate fără autorizație în cursul prelucrării sau
utilizării și după stocare;
• se vor asigura că datele cu caracter personal nu pot fi citite,
copiate, modificate sau eliminate fără autorizație în timpul
transmiterii electronice sau transportului și că este posibil să
verifice și să stabilească către care organisme se doreşte să se
efectueze transferul datelor cu caracter personal prin mijloace de
transmitere a datelor;
• se vor asigura că pot verifica și stabili dacă și de către cine au
fost introduse, modificate sau eliminate datele cu caracter personal
în/din sistemele de prelucrare a datelor,
• se vor asigura că, în cazul unei acțiuni de prelucrare a datelor cu
caracter personal, datele sunt prelucrate strict în conformitate cu
prezentul contractul incheiat între Părți;
• se vor asigura că datele cu caracter personal sunt protejate de
distrugere sau pierdere accidentală;
• se vor asigura că datele colectate în scopuri diferite pot fi
prelucrate separat.